Processo amministrativo telematico: pronti al via

Con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 16 febbraio 2016, n. 40 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 21 marzo 2016 n. 67) (“DPCM 40/2016“) recante “Regolamento recante le regole tecnico-operative per l’attuazione del processo amministrativo telematico” è stato definitivamente disposto l’avvio del processo amministrativo telematico, come già comunicato in un articolo precedente sulla notifica PEC.

Nell’ambito del diritto amministrativo quindi, a partire dal 1 luglio 2016, il deposito di tutti gli atti e documenti relativi al processo amministrativo avverrà esclusivamente tramite modalità telematica.

Non è stato previsto alcun periodo transitorio e, di conseguenza, sembra che tali modalità debbano essere rispettate per tutti gli atti di parte e tutti i giudizi, inclusi quelli incardinati prima della data di entrata in vigore del citato DPCM 40/2016.

Anche le comunicazioni di segreteria verranno effettuate esclusivamente con modalità telematiche agli indirizzi PEC risultanti dai pubblici elenchi, nei confronti di ciascun avvocato componente il collegio difensivo ovvero, alternativamente, nei confronti  dell’avvocato domiciliatario eventualmente nominato.

Il deposito degli atti e dei documenti nel processo amministrativo telematico

Gli atti del processo devono essere redatti in formato di documento informatico sottoscritto con firma digitale conformemente a quanto disposto dall’articolo 24 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD).

L’invio degli atti deve essere effettuato dalla PEC del professionista alla PEC della sede giudiziaria adita pubblicata sul sito istituzionale di giustizia amministrativa. Al messaggio di deposto vanno allegati i seguenti documenti:

  1. l’atto redatto in formato in PDF ottenuto da trasformazione del documento testuale (no scansione) o in formato TXT, RTF e archivio compresso e sottoscritto digitalmente;
  2. il modulo scaricabile dal sito istituzionale e compilato seguendo le istruzioni ivi contenute.

Nel caso in cui si proceda al deposito del ricorso e dei relativi allegati dovrà essere utilizzato il modulo “ModuloDepositoRicorso”. Nel caso in cui si proceda al deposito degli atti successivi al ricorso introduttivo, andrà utilizzato il “ModuloDepostoAtto”.

Tali moduli sono in formato PDF e, una volta compilati, devono essere sottoscritti con firma digitale.

È importante segnalare che:

  1. non è ammissibile il deposito di un atto redatto in formato cartaceo e scannerizzato a meno che non si tratti di ipotesi eccezionali (es. atti di riassunzione o trasposizione);
  2. possono essere depositati come file scannerizzati i documenti, la procura alle liti e la prova della notifica (se avvenuta a mezzo del servizio postale o, comunque, in forma cartacea).Chi effettua il deposito

Il deposito può essere effettuato autonomamente da ciascuno dei difensori della parte, anche nel caso in cui sia stata conferita una procura congiunta, ma non dal domiciliatario non incluso nel collegio difensivo.

Il deposito è effettuato utilizzando la PEC dell’avvocato risultante dai pubblici elenchi.

La procura alle liti: addio alla procura a margine dell’atto

Durante il processo amministrativo telematico, la procura alle liti è autenticata dal difensore, nei casi in cui è il medesimo a provvedervi, mediante apposizione della firma digitale.

Nei casi in cui la procura è conferita su supporto cartaceo, il difensore procede al deposito telematico della copia per immagine su supporto informatico (scansione della procura cartacea firmata dal cliente e firmata per autentica dal difensore), compiendo l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del CAD con l’inserimento della relativa dichiarazione nel medesimo o in un distinto documento sottoscritto con firma digitale.

In caso di ricorso collettivo, ove le procure siano conferite su supporti cartacei, il difensore inserisce in un unico file copia per immagine di tutte le procure.

Ne deriva che non sarà più possibile apporre la procura a margine dell’atto introduttivo.

Il perfezionamento del deposito nel processo amministrativo telematico

Il deposito degli atti e dei documenti, effettuato mediante posta elettronica certificata, è tempestivo quando entro le ore 24 del giorno di scadenza è generata la ricevuta di avvenuta accettazione, ove il deposito risulti, anche successivamente, andato a buon fine.

Attenzione: diversamente dal processo civile telematico, non è sufficiente la generazione della ricevuta di avvenuta consegna ma è necessaria la ricevuta di avvenuta accettazione.

Se al mittente perviene il messaggio di mancata consegna della PEC di deposito, l’attività di deposito deve essere ripetuta con il medesimo contenuto.

Ai fini della rimessione in termini da parte del Giudice, ove la mancata consegna sia dipesa da cause non imputabili al mittente, deve essere allegato il messaggio di mancata consegna unitamente alla ricevuta di avvenuta accettazione generata tempestivamente.

Nei casi in cui il codice del processo amministrativo prevede il deposito di atti o documenti sino al giorno precedente la trattazione di una domanda in camera di consiglio, il deposito effettuato con modalità telematiche deve avvenire entro le ore 12.00 dell’ultimo giorno consentito.

Quando il messaggio di posta elettronica certificata eccede la dimensione massima gestibile dalla casella del mittente, il deposito degli atti o dei documenti può essere eseguito mediante l’invio di più messaggi di posta elettronica certificata.

In tal caso il deposito, se andato a buon fine, si perfeziona con la generazione dell’ultima ricevuta di accettazione.

L’upload attraverso il sito istituzionale di atti e documenti: quando è possibile effettuarlo

Solo nel caso in cui, per ragioni tecniche o per la particolare dimensione del documento, il deposito non può avvenire mediante PEC ad esso può procedersi mediante upload attraverso il sito istituzionale. In tal caso, ai fini del rispetto dei termini, il deposito si considera perfezionato all’atto della registrazione dell’invio da parte del SIGA.

Inoltre, nel corso del giudizio, il giudice può, per specifiche e motivate ragioni tecniche, ordinare o autorizzare il deposito di copia cartacea o su supporto informatico ovvero su diverso supporto di singoli atti e documenti.

Infine, nei casi di oggettiva impossibilità di funzionamento del SIGA, attestata dal Responsabile del SIGA gli atti e documenti depositati in formato cartaceo sono acquisiti dalla segreteria dell’ufficio giudiziario, che, provvede ad effettuarne copia informatica ed inserirla nel fascicolo informatico, apponendo la firma digitale, ai sensi dell’articolo 22 del CAD.

La prova delle notificazioni: via libera alle notificazioni a mezzo PEC

Finalmente, è confermato che anche per atti del processo amministrativo, i difensori possono eseguire la notificazione a mezzo PEC a norma dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

Ai fini della prova in giudizio della notificazione a mezzo PEC, le ricevute di avvenuta consegna contengono anche la copia completa del messaggio di posta elettronica certificata consegnato che, con la relazione di notificazione e la procura alle liti sono depositate, unitamente al ricorso, agli altri atti e documenti processuali, esclusivamente sotto forma di documenti informatici.

Nel processo amministrativo telematico, l’atto notificato deve essere firmato digitalmente ed inviato per la notifica.

Se la notificazione non è eseguita con modalità telematiche, la copia informatica degli atti relativi alla notificazione, in tal caso si dovrà:

  1. ai fini del deposito dell’atto, allegare l’atto in formato PDF e sottoscritto digitalmente;
  2. ai fini della prova della notifica, allegare la scansione del ricorso cartaceo notificato.

Si avrà cosi il cd. “doppio originale”.

Il periodo di sperimentazione del processo amministrativo telematico si è concluso lo scorso 20 maggio 2016 e dal 1 luglio 2016 si avvierà in via definitiva. La (apparente) semplicità delle modalità previste dal DPCM 40/2016 lascia ben sperare che gli avvocati siano pronti a tale passo ormai necessitato.

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